С 2020 года в России начинают действовать электронные трудовые книжки. Как работодателям подготовиться к изменениям и избежать ответственности за нарушения, отвечает начальник Управления Мария Ларионова.

– Чем обусловлен переход на электронные трудовые книжки?

– Переход осуществляется в рамках реализации национального проекта «Цифровая экономика». Старт активной работе в этом направлении дал Указ Президента от 09.05.2017 № 203 «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».

– Какими федеральными законами были внесены данные изменения?

– Трудовым кодексом РФ. Он, в частности, дополняется новой ст. 66.1, которая, собственно, и вводит электронные трудовые книжки в оборот: закрепляет саму возможность ведения информации о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде (закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Законом «О персонифицированном учете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ добавлена обязанность работодателей сдавать в ПФР новый отчет, который, по сути, и станет воплощением электронной трудовой книжки (закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

– Какой переходный период установлен по отказу от бумажных трудовых книжек? Стоит ли работодателям беспокоиться о сроках?

– Переход на электронное формирование сведений будет плавным. В 2020 году параллельно с введением бумажных трудовых книжек начнется сдача новой персонифицированной отчетности, которая будет содержать сведения о трудовом стаже работников. Работодатель будет обязан вести бумажные трудовые книжки лишь тех работников, которые до 1 января 2021 года подадут ему соответствующие письменные заявления. Остальным трудовые книжки будут выданы на руки, и работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение. На работников, которые впервые поступят на работу с 1 января 2021 года, трудовые книжки оформляться уже не будут. Сведения о трудовой деятельности таких работников будут фиксироваться только в электронном виде.

– Какие мероприятия необходимо осуществить работодателям?

– Главное – до 1 июля 2020 года проинформировать работников об изменениях  в законодательстве в письменной форме. Важно донести, что уже с 2020 года работодатели будут направлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности в рамках новой персонифицированной отчетности. Сведения о трудовой деятельности в электронном виде будут храниться только с персонального согласия человека.

– Кому должны написать заявление те, кто захочет сохранить бумажный документ? Работодателю?

– Да, в этом случае работодатели будут дублировать всю информацию и в электронном виде. Помните, что именно работодатель обязан будет проинформировать работников, которые пожелают сохранить внесение записей в бумажную трудовую книжку, о необходимости написать заявление до 1 января 2021 года.

– Какой отчет необходимо будет предоставлять работодателю и в какие сроки?

– В 2020 году отчитываться нужно будет только за те месяцы, в которых имели место движения по кадрам или подача работниками заявлений о выборе между электронной и бумажной книжками. Срок – до 15-го числа следующего месяца. То есть первый отчет может потребоваться быть сданным уже за январь до 17 февраля 2020 года.

Актуальная информация по вопросам представления сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц (в том числе о порядке заполнения отчетных документов) размещена на официальном сайте Пенсионного фонда www.pfrf.ru в разделе «Электронная трудовая книжка».

«Царскосельская газета» № 3 от 30.01.2020 г.